Datenschutzordnung im Verein

Auf Vorschlag des Vorstands hat die Mitgliederversammlung vom 18.10.2018 die folgende Datenschutzordnung beschlossen. Diese wurde auf der Homepage des Vereins am 19.10.2018 veröffentlicht und tritt ab diesem Zeitpunkt in Kraft.

Datenschutzordnung im Förderverein

Der Förderverein Enzgärten Mühlacker e.V. Sitz in Mühlacker (VR. Nr. 701245 des Vereinsregisters am Amtsgericht Mannheim) verarbeitet automatisiert personenbezogene Daten. Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten in seinem EDV-Programm

www.vereinonline.org/Enzgaerten

Der Verein verarbeitet und speichert ausschließlich Daten seiner Mitglieder; soweit der Verein über sein vereinseigenes EDV-Programm Schriftverkehr mit Dritten, insbesondere Spender und Sponsoren führt, werden auch deren postalische Anschriften und der Schriftverkehr erfasst.

Personenbezogene Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und die hier niedergelegte Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden aus dem Verein hinaus.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein folgende Daten der Mitglieder:

Mitglieds-Nummer, Vor- und Nachname, Funktion im Verein, Anschrift, Telefonnummer, mobile Nummer, EMail-Adresse, Anschrift, Geburtstag, Alter, Bankverbindung, das Mandatsdatum, das Login, Aufnahmedatum und ggf. das Foto, sofern vom Mitglied eingestellt, außerdem die von ihm bevorzugten Tätigkeiten im Verein.

Weitere personenbezogene Daten werden nicht verarbeitet.

Die Verarbeitung der Daten, die hierbei über die zur Verfolgung der Vereinsziele und Betreuung und Verwaltung der Mitglieder hinausgehen, erfolgt nur auf der Grundlage der Einwilligung des betroffenen Mitglieds.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit werden personenbezogene Daten, auch Fotos und Videos auf der Homepage des Vereins unter www.enzgaerten-verein.de und in sozialen Netzwerken im Internet veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

    

2. Dies erfolgt ausschließlich auf der Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

    

3. Auf der Internetseite des Verein werden die Daten der Mitglieder des Vorstands mit Vorname, Nachname, Funktion, Email-Adresse und Telefonnummer mit deren Einwilligung veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeit für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.

Funktional werden folgende Aufgaben folgenden Ressorts zugeordnet, je soweit die Vereinssatzung oder diese Ordnung nichts anderes regeln:

1. EDV-Programm:

   dem Ressort im Vorstand Administrator Vereinsprogramm/Betreuung Datenschutz;

   der Ressortleiter stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden.

   Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

    

2. Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet:

   dem Ressort im Vorstand Öffentlichkeitsarbeit, soziale Medien und Presse.

   Dieser stellt sicher, dass Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten eingehalten werden.

    

3. Homepage:

   dem Ressort im Vorstand Betreuung Homepage.

   Dieser stellt sicher, dass einschlägige Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen anderen Vereinsmitgliedern nur zugänglich gemacht werden oder an diese herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen oder anderen Veranstaltungen z.B. als Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

    

2. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das die Liste begehrende Mitglied hat vorher einer Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für seinen Zweck verwendet und nach der Verwendung unverzüglich vernichtet werden.

    

§ 6 Kommunikation per Email

1. Für die Kommunikation per Email richtet der Verein einen vereinseigenen EMail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

    

2. Beim Versand von Emails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per EMmail untereinander stehen und / oder deren private Email-Accounts verwendet werden, sind die Email-Adressen als „bcc“ zu versenden.

    

§ 7 Verpflichtung auf Vertraulichkeit

Alle Mitglieder des Vorstands, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind auf vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Der Verein hat keinen Datenschutzbeauftragten.

Eine gesetzliche Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten besteht nicht, da die Voraussetzungen des Artikel 37 GSDVO und des § 38 BDSG nicht gegeben sind.

§ 8 Hinweis auf Rechte der Vereinsmitglieder

Der Verein weist seine Mitglieder ausdrücklich darauf hin, dass ihnen nach der DSGVO folgende Rechte zustehen:

• das Recht auf Auskunft nach Artikel 15;

• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16;

• das Recht auf Löschung nach Artikel 17;

• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18;

• das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20;

• das Widerspruchsrecht nach Artikel 21.

Weiter weist der Verein seine Mitglieder darauf hin, dass ihnen das Recht auf Einlegung der Beschwerde beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Baden-Württemberg, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart zusteht, wenn sie sich in ihren Rechten verletzt oder beeinträchtigt fühlen.

§ 9 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch die Mitgliederversammlung des Vereins am 18.10.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.